TECHFRENS | ITXSO

Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce

Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen "Zásady") upravují způsob zpracování osobních údajů společností:

TECHFRENS s.r.o.
Sídlo: Tomášikova 12753/50E, 831 04 Bratislava
IČO: 56809638
E-mail: info@techfrens.eu

(dále jen "Správce" nebo "TECHFRENS").

TECHFRENS zpracovává osobní údaje především v souladu s:

  • Nařízením (EU) 2016/679 Evropského parlamentu a Rady (GDPR),

  • Zákonem č. 18/2018 Sb. o ochraně osobních údajů,

  • dalšími obecně závaznými právními předpisy vztahujícími se k ochraně osobních údajů.

Tato Zásada se vztahuje zejména na:

  • návštěvníky webu TECHFRENS,

  • osoby používající kontaktní nebo registrační formuláře,

  • uchazeče o zaměstnání,

  • IT specialisty a zájemce o projektovou či smluvní spolupráci,

  • osoby kontaktované TECHFRENS přes LinkedIn, e-mail, pracovní portály nebo jiné profesionální kanály,

  • zákazníky a potenciální zákazníky,

  • obchodní partnery,

  • dodavatele a spolupracující osoby,

  • ostatní osoby, jejichž osobní údaje TECHFRENS zpracovává v souvislosti se svou činností.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na konkrétním účelu.

TECHFRENS může zpracovávat zejména:

Identifikační a kontaktní údaje

  • jméno a příjmení,

  • e-mailovou adresu,

  • telefonní číslo,

  • kontaktní adresu,

  • název společnosti,

  • pracovní pozici nebo funkci,

  • fakturační a obchodní údaje.

Profesní údaje uchazečů

  • životopis (CV),

  • pracovní zkušenosti,

  • historie zaměstnání,

  • vzdělání,

  • profesní znalosti a dovednosti,

  • certifikace,

  • technické schopnosti,

  • jazykové znalosti,

  • preferované pracovní pozice či projekty,

  • dostupnost,

  • lokalitu nebo preferovaný způsob práce,

  • preferovanou formu spolupráce,

  • očekávaný plat, odměnu nebo denní sazbu,

  • profesní profil, zejména LinkedIn,

  • portfolio nebo odkazy na pracovní výstupy,

  • informace poskytnuté během komunikace a výběrového řízení,

  • informace o průběhu a výsledku výběrového řízení.

Údaje související s komunikací a obchodními vztahy

  • obsah e-mailové komunikace,

  • obsah zpráv přes LinkedIn či jiné komunikační služby,

  • obsah poptávek a kontaktních formulářů,

  • záznamy obchodní nebo náborové komunikace,

  • informace o požadovaných nebo poskytovaných službách,

  • smluvní, fakturační a platební údaje.

Technické údaje

Při používání webu může být zpracováváno zejména:

  • IP adresa,

  • typ zařízení a prohlížeče,

  • technické údaje nezbytné pro funkčnost webu,

  • údaje o používání webu,

  • cookies a podobné technologie.

TECHFRENS zpracovává pouze osobní údaje, které jsou přiměřené a relevantní vzhledem ke konkrétnímu účelu.

3. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje můžeme získat:

  • přímo od subjektu údajů,

  • prostřednictvím webu TECHFRENS a formulářů,

  • e-mailem nebo telefonicky,

  • přes LinkedIn a další profesionální sociální sítě,

  • z pracovních a náborových portálů,

  • z veřejně dostupných profesionálních profilů a zdrojů,

  • prostřednictvím náborových nebo HR systémů,

  • od zákazníků a obchodních partnerů,

  • od jiných oprávněných třetích stran.

Pokud osobní údaje nebyly získány přímo od subjektu údajů, TECHFRENS poskytne informace o jejich zpracování dle GDPR nejpozději v zákonem stanovené lhůtě nebo při první příslušné komunikaci či sdělení údajů jinému příjemci.

4. Účely zpracování osobních údajů

TECHFRENS může osobní údaje zpracovávat zejména pro tyto účely:

Nábor a IT sourcing

  • vyhledávání vhodných kandidátů,

  • kontaktování potenciálních uchazečů,

  • komunikaci s kandidáty,

  • posuzování profesních zkušeností a vhodnosti kandidátů,

  • zprostředkování pracovních příležitostí,

  • zajištění smluv, projektů a B2B spolupráce,

  • představení kandidáta potenciálnímu zaměstnavateli, zákazníkovi či obchodnímu partnerovi,

  • poskytnutí životopisu nebo profesního profilu kandidáta příslušnému zákazníkovi či partnerovi,

  • koordinaci výběrových procesů,

  • vedení záznamů o průběhu a výsledku náboru,

  • ochranu oprávněných nároků TECHFRENS v souvislosti s umístěním kandidáta.

Databáze kandidátů

Na základě příslušného právního důvodu může TECHFRENS uchovávat údaje kandidátů pro účely:

  • budoucích pracovních příležitostí,

  • budoucích projektů,

  • možností smluvní spolupráce,

  • opětovného kontaktování kandidáta v souvislosti s vhodnou nabídkou práce nebo projektu.

Zákazníci a obchodní partneři

  • zpracování obchodních poptávek,

  • příprava nabídek,

  • komunikace se zákazníky a potenciálními zákazníky,

  • vyjednávání spolupráce,

  • uzavírání a plnění smluv,

  • správa obchodních vztahů,

  • poskytování služeb,

  • fakturace a účetnictví,

  • ochrana právních a obchodních nároků TECHFRENS.

Webové stránky

  • provoz a zabezpečení webu,

  • zpracování kontaktních formulářů,

  • reakce na dotazy,

  • měření návštěvnosti,

  • analýzy,

  • optimalizace a zlepšování webu.

Marketing

Pokud existuje příslušný právní základ, může TECHFRENS využívat osobní údaje pro:

  • zasílání newsletterů,

  • informace o službách,

  • nabídky pracovních a projektových příležitostí,

  • obchodní sdělení,

  • další marketingové komunikace.

5. Právní základy zpracování

TECHFRENS zpracovává osobní údaje pouze na základě platného právního důvodu podle GDPR.

Souhlas – článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Souhlas využíváme zejména pro:

  • uchování údajů kandidátů pro budoucí pracovní či projektové příležitosti,

  • zasílání newsletterů nebo marketingové komunikace, kde je souhlas vyžadován,

  • používání určitých cookies a analytických či marketingových technologií.

Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Smluvní a před smluvní opatření – článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Osobní údaje lze zpracovávat, pokud je to nezbytné:

  • pro uzavření nebo plnění smlouvy,

  • pro kroky na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy,

  • pro vyřízení konkrétní žádosti týkající se spolupráce či služby.

Právní povinnost – článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Zpracováváme osobní údaje, pokud to vyžadují platné právní předpisy, zejména v oblastech:

  • účetnictví,

  • daní,

  • archivace,

  • plnění zákonných povinností vůči státním orgánům.

Oprávněný zájem – článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Oprávněné zájmy TECHFRENS zahrnují zejména:

  • poskytování a rozvoj náborových a IT sourcingových služeb,

  • vyhledávání vhodných IT specialistů a profesních kontaktů,

  • přiměřený kontakt s osobami na základě jejich profesních zkušeností,

  • komunikaci se zákazníky a obchodními partnery,

  • správu obchodních vztahů,

  • vedení záznamů o náborových a obchodních procesech,

  • ochranu práv, nároků a ekonomických zájmů TECHFRENS,

  • zajištění bezpečnosti IT systémů a společnosti.

Pokud je zpracování založeno na oprávněných zájmech, má subjekt údajů právo proti zpracování kdykoli vznést námitku.

6. Zpracování údajů kandidátů

TECHFRENS působí v oblasti náboru, IT sourcingu a zprostředkování pracovních a projektových příležitostí.

Může zpracovávat osobní údaje kandidátů za účelem:

  • konkrétní pracovní pozice,

  • konkrétní smlouvy či projektu,

  • posouzení vhodnosti kandidáta,

  • komunikace během náborového procesu,

  • představení kandidáta potenciálnímu zaměstnavateli nebo zákazníkovi.

Pokud je kandidát zvažován pro konkrétní pozici nebo projekt, jeho údaje mohou být nezbytně předány příslušnému zaměstnavateli, zákazníkovi nebo obchodnímu partnerovi.

TECHFRENS může kandidáta o takovém předání předem informovat a, pokud to vyžaduje právní základ nebo náborový proces, požádat o potvrzení či souhlas.

7. Databáze kandidátů a budoucí příležitosti

Pokud kandidát poskytne TECHFRENS souhlas se zpracováním osobních údajů pro budoucí pracovní či projektové příležitosti, TECHFRENS může jeho údaje uchovávat ve své databázi kandidátů.

Takový souhlas je obvykle udělen na dobu 12 měsíců.

Během této doby může TECHFRENS kandidáta kontaktovat v souvislosti s pozicemi, smlouvami nebo projekty odpovídajícími jeho profesnímu profilu.

Kandidát může souhlas kdykoli odvolat zasláním žádosti na:

info@techfrens.eu

Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování na jiném právním základě.

8. LinkedIn, pracovní portály a přímý sourcing

V rámci náboru a obchodní činnosti může TECHFRENS využívat veřejně dostupné profesní informace.

Tyto údaje mohou pocházet z:

  • LinkedIn,

  • pracovních portálů,

  • profesních platforem,

  • webových stránek firem,

  • jiných veřejně dostupných profesních zdrojů.

Zpracovávané údaje zahrnují zejména:

  • jméno a příjmení,

  • pracovní pozici,

  • zaměstnavatele,

  • profesní zkušenosti,

  • profesní dovednosti,

  • lokalitu,

  • kontaktní nebo profesní údaje dostupné z daného zdroje.

TECHFRENS tato data využívá pouze v rozsahu nezbytném pro nábor nebo obchodní činnost.

Pokud jsou osobní údaje získány z jiného zdroje než přímo od subjektu údajů, TECHFRENS poskytne příslušné informace o jejich zpracování podle GDPR.

9. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny nebo předány příjemcům, zejména:

V náborových procesech

  • potenciálním zaměstnavatelům,

  • zákazníkům TECHFRENS,

  • konečným zákazníkům,

  • obchodním a náborovým partnerům,

  • společnostem, pro které je kandidát zvažován,

  • náborovým a HR platformám nebo systémům využívaným v daném náborovém procesu.

Po předání údajů kandidáta může příslušný zákazník či zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje jako samostatný správce podle svých zásad ochrany osobních údajů.

Poskytovatelé služeb

Osobní údaje mohou být zpřístupněny poskytovatelům služeb, kteří zajišťují zejména:

  • webhosting,

  • IT infrastrukturu,

  • cloudové služby,

  • e-mailové a komunikační služby,

  • náborové a HR platformy,

  • CRM systémy,

  • systémy pro správu kandidátů,

  • uložení dat,

  • marketingové a analytické nástroje,

  • účetní služby,

  • právní služby,

  • IT podporu a bezpečnost.

Pokud poskytovatel služeb zpracovává údaje jménem TECHFRENS, jedná jako zpracovatel podle příslušných ustanovení GDPR.

Osobní údaje mohou být rovněž poskytnuty státním orgánům či jiným oprávněným subjektům, pokud to vyžaduje zákon nebo závazné rozhodnutí příslušného orgánu.

10. Náborové a HR platformy

TECHFRENS může při zpracování údajů kandidátů používat externí náborové, systém pro sledování uchazečů nebo HR systémy.

Prostřednictvím těchto systémů mohou být zpracovávány zejména:

  • jméno a kontaktní údaje,

  • životopis,

  • pracovní zkušenosti,

  • profesní dovednosti,

  • dostupnost,

  • požadovaná odměna nebo sazba,

  • komunikace související s náborem,

  • informace o průběhu a výsledku náboru.

V závislosti na konkrétním systému a smluvním vztahu může jeho poskytovatel působit jako zpracovatel nebo samostatný správce.

11. Doba uchovávání osobních údajů

TECHFRENS uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro daný účel nebo po dobu vyžadovanou platnou legislativou.

Kandidáti – konkrétní pozice nebo projekt

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání příslušného náborového procesu a následně po přiměřenou dobu nutnou k:

  • ukončení procesu,

  • uchování záznamů o umístění,

  • řešení případných nároků,

  • ochraně oprávněných zájmů TECHFRENS.

Databáze kandidátů pro budoucí příležitosti

Při zpracování na základě souhlasu uchováváme údaje obvykle nejdéle po dobu:

12 měsíců od udělení či posledního obnovení souhlasu, pokud kandidát souhlas dříve neodvolá.

Dotazy a obchodní komunikace

Obvykle nejdéle 2 roky od poslední příslušné komunikace, pokud neexistuje důvod k delšímu uchování.

Smluvní vztahy

Po dobu trvání smluvního vztahu a poté po dobu nutnou k ochraně právních nároků nebo dle platné legislativy.

Účetní a daňové údaje

Po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy.

Marketing

Dokud není souhlas odvolán nebo dokud neustanou jiné právní důvody.

Po uplynutí příslušné doby budou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo bude omezeno jejich další zpracování, pokud neexistuje jiný zákonný důvod pro jejich uchování.

12. Přenos osobních údajů do třetích zemí

TECHFRENS preferuje zpracování osobních údajů v rámci Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru.

Při využívání některých globálních cloudových, komunikačních, IT, analytických, sociálních médií nebo náborových služeb však mohou být osobní údaje zpracovávány či přenášeny mimo Evropský hospodářský prostor.

V takových případech přenos probíhá pouze v souladu s GDPR, zejména na základě:

  • rozhodnutí Evropské komise o adekvátnosti,

  • standardních smluvních doložek,

  • nebo jiného přenosového mechanismu povoleného GDPR.

13. Povinnost poskytnout osobní údaje

Poskytnutí osobních údajů je obvykle dobrovolné.

Neposkytnutí některých údajů však může znemožnit:

  • reakci na dotaz,

  • účast v náborovém procesu,

  • zajištění pracovních či projektových příležitostí,

  • představení kandidáta zákazníkovi,

  • uzavření či plnění smlouvy,

  • poskytnutí požadované služby.

Pokud je poskytnutí údajů zákonnou nebo smluvní povinností, bude subjekt údajů o tom řádně informován.

14. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených v GDPR má subjekt údajů zejména právo:

  • získat potvrzení, zda TECHFRENS zpracovává jeho osobní údaje,

  • přístup k osobním údajům,

  • opravu nepřesných nebo zastaralých údajů,

  • žádat o výmaz osobních údajů,

  • žádat o omezení zpracování,

  • přenositelná data, pokud jsou podmínky GDPR splněny,

  • vznášet námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů,

  • odvolat souhlas, pokud je zpracování na jeho základě,

  • podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorovým úřadem je:

Úřad pro ochranu osobních údajů Slovenské republiky.

Žádosti týkající se zpracování osobních údajů lze zasílat na:

info@techfrens.eu

15. Odvolání souhlasu

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, může subjekt údajů svůj souhlas kdykoli odvolat.

Souhlas lze odvolat zasláním žádosti na:

info@techfrens.eu

Odvolání souhlasu:

  • nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním,

  • automaticky neovlivňuje zpracování na jiném právním základu.

16. Právo vznést námitku

Pokud TECHFRENS zpracovává osobní údaje na základě oprávněných zájmů dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, má subjekt údajů právo vznést námitku proti takovému zpracování kdykoli z důvodů souvisejících s jeho konkrétní situací.

TECHFRENS pak posoudí, zda existují závažné oprávněné důvody pro pokračování zpracování, nebo zda je zpracování nutné pro uplatnění, výkon či obranu právních nároků.

17. Automatizované rozhodování

TECHFRENS obecně neprovádí rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, která by měla právní dopady nebo obdobně významně ovlivnila subjekt údajů.

TECHFRENS může využívat technické nástroje na podporu:

  • vyhledávání kandidátů,

  • třídění profesních profilů,

  • párování kandidátů s pracovními pozicemi,

  • správy náborových procesů.

Tyto nástroje usnadňují nábor, konečná rozhodnutí však nejsou založena výhradně na automatizovaném zpracování.

18. Zvláštní kategorie osobních údajů

V rámci standardních náborových či obchodních procesů TECHFRENS nevyžaduje zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, zejména údajů o:

  • zdraví,

  • rasovém nebo etnickém původu,

  • politických názorech,

  • náboženském či filozofickém přesvědčení,

  • členství v odborech,

  • genetických či biometrických údajích,

  • sexuálním životě nebo sexuální orientaci.

Subjekty údajů by takové informace neměly poskytovat, pokud to není nezbytné a existuje k tomu příslušný právní důvod.

19. Bezpečnost osobních údajů

TECHFRENS přijímá vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před:

  • neoprávněným přístupem,

  • ztrátou,

  • zničením,

  • zneužitím,

  • neoprávněným zpřístupněním,

  • neoprávněnou změnou nebo jiným nezákonným zpracováním.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují k výkonu svých pracovních, obchodních nebo smluvních povinností.

20. Používání cookies

Web TECHFRENS může používat cookies a podobné technologie zejména k:

  • zajištění základní funkčnosti webu,

  • zapamatování uživatelských preferencí,

  • analýzám a měření návštěvnosti,

  • marketingovým účelům.

Nezbytné cookies mohou být používány bez souhlasu v rozsahu povoleném platnými zákony.

Analytické a marketingové cookies, u kterých je vyžadován souhlas, jsou aktivovány až po jeho udělení uživatelem.

Uživatelé mohou spravovat svá nastavení prostřednictvím cookie banneru nebo dostupných nastavení webu.

21. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

TECHFRENS v současné době nemá pověřence pro ochranu osobních údajů.

Dotazy či žádosti týkající se ochrany osobních údajů lze zasílat na:

info@techfrens.eu

22. Změny zásad

TECHFRENS může tyto Zásady občas upravit nebo aktualizovat, zejména v případě:

  • změn platných právních předpisů,

  • změn ve způsobu zpracování osobních údajů,

  • zavedení nových služeb,

  • použití nových IT nebo náborových systémů,

  • změn obchodních či technologických procesů.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu TECHFRENS.

23. Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dne 25. února 2025.

TECHFRENS s.r.o.
Tomášikova 12753/50E
831 04 Bratislava
IČO: 56809638
E-mail: info@techfrens.eu