Pravidlá ochrany osobných údajov
1. Prevádzkovateľ
Tieto Pravidlá ochrany osobných údajov (ďalej len „Pravidlá“) upravujú spôsob spracúvania osobných údajov spoločnosťou:
TECHFRENS s.r.o.
Sídlo: Tomášikova 12753/50E, 831 04 Bratislava
IČO: 56809638
E-mail: info@techfrens.eu
(ďalej len „Prevádzkovateľ“ alebo „TECHFRENS“).
TECHFRENS spracúva osobné údaje v súlade najmä s:
Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR),
zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov,
ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na ochranu osobných údajov.
Tieto Pravidlá sa vzťahujú najmä na:
návštevníkov webovej stránky TECHFRENS,
osoby využívajúce kontaktné alebo registračné formuláre,
kandidátov na pracovné pozície,
IT špecialistov a záujemcov o projektovú alebo kontraktorskú spoluprácu,
osoby oslovené spoločnosťou TECHFRENS prostredníctvom LinkedIn, e-mailu, pracovných portálov alebo iných profesijných kanálov,
zákazníkov a potenciálnych zákazníkov,
obchodných partnerov,
dodávateľov a spolupracujúce osoby,
ďalšie osoby, ktorých osobné údaje TECHFRENS spracúva v súvislosti so svojou podnikateľskou činnosťou.
2. Aké osobné údaje spracúvame
Rozsah spracúvaných údajov závisí od konkrétneho účelu.
TECHFRENS môže spracúvať najmä:
Identifikačné a kontaktné údaje
Profesijné údaje kandidátov
životopis (CV),
pracovné skúsenosti,
pracovnú históriu,
vzdelanie,
odborné znalosti a kompetencie,
certifikácie,
technické znalosti,
jazykové znalosti,
preferované pracovné pozície alebo projekty,
dostupnosť,
miesto alebo preferovaný spôsob výkonu práce,
preferovanú formu spolupráce,
očakávanú mzdu, odmenu alebo dennú sadzbu,
profesijný profil, najmä LinkedIn,
portfólio alebo odkazy na pracovné výstupy,
informácie poskytnuté počas komunikácie a výberového procesu,
informácie o priebehu a výsledku výberového procesu.
Údaje súvisiace s komunikáciou a obchodnými vzťahmi
obsah e-mailovej komunikácie,
obsah správ cez LinkedIn alebo iné komunikačné služby,
obsah dopytov a kontaktných formulárov,
záznamy o obchodnej alebo recruitment komunikácii,
informácie o požadovaných alebo poskytovaných službách,
zmluvné, fakturačné a platobné údaje.
Technické údaje
Pri používaní webovej stránky môžu byť spracúvané najmä:
IP adresa,
typ zariadenia a prehliadača,
technické údaje potrebné na fungovanie webovej stránky,
údaje o používaní webovej stránky,
cookies a podobné technológie.
TECHFRENS spracúva iba osobné údaje primerané a relevantné vzhľadom na konkrétny účel.
3. Zdroje osobných údajov
Osobné údaje môžeme získavať:
priamo od dotknutej osoby,
prostredníctvom webovej stránky a formulárov TECHFRENS,
prostredníctvom e-mailovej alebo telefonickej komunikácie,
prostredníctvom LinkedIn a iných profesijných sociálnych sietí,
z pracovných a recruitment portálov,
z verejne dostupných profesijných profilov a zdrojov,
prostredníctvom recruitment alebo HR systémov,
od zákazníkov a obchodných partnerov,
od iných oprávnených tretích osôb.
Ak osobné údaje neboli získané priamo od dotknutej osoby, TECHFRENS poskytne informácie o ich spracúvaní v súlade s GDPR, najneskôr v lehote stanovenej právnymi predpismi alebo pri prvej relevantnej komunikácii či prvom poskytnutí údajov ďalšiemu príjemcovi.
4. Účely spracúvania osobných údajov
TECHFRENS môže osobné údaje spracúvať najmä na tieto účely:
Recruitment a IT sourcing
vyhľadávanie vhodných kandidátov,
oslovovanie potenciálnych kandidátov,
komunikácia s kandidátmi,
posúdenie odborných skúseností a vhodnosti kandidáta,
sprostredkovanie pracovných pozícií,
sprostredkovanie kontraktov, projektov a B2B spolupráce,
predstavenie kandidáta potenciálnemu zamestnávateľovi, zákazníkovi alebo obchodnému partnerovi,
poskytnutie CV alebo profesijného profilu kandidáta príslušnému zákazníkovi alebo partnerovi,
koordinácia výberových procesov,
evidencia priebehu a výsledku recruitment procesu,
ochrana oprávnených nárokov TECHFRENS súvisiacich so sprostredkovaním kandidáta.
Databáza kandidátov
Na základe príslušného právneho základu môže TECHFRENS uchovávať údaje kandidáta aj na účely:
budúcich pracovných ponúk,
budúcich projektov,
kontraktorských príležitostí,
opätovného kontaktovania kandidáta pri vhodnej pracovnej alebo projektovej príležitosti.
Zákazníci a obchodní partneri
spracovanie obchodných dopytov,
príprava ponúk,
komunikácia so zákazníkmi a potenciálnymi zákazníkmi,
rokovania o spolupráci,
uzatváranie a plnenie zmlúv,
správa obchodných vzťahov,
poskytovanie služieb,
fakturácia a účtovníctvo,
ochrana právnych a obchodných nárokov TECHFRENS.
Webová stránka
prevádzka a zabezpečenie webovej stránky,
vybavovanie kontaktných formulárov,
odpovedanie na dopyty,
meranie návštevnosti,
analytika,
optimalizácia a zlepšovanie webovej stránky.
Marketing
Ak na to existuje príslušný právny základ, TECHFRENS môže osobné údaje používať na:
5. Právne základy spracúvania
TECHFRENS spracúva osobné údaje iba v prípade existencie príslušného právneho základu podľa GDPR.
Súhlas – čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR
Súhlas môžeme využívať najmä na:
uchovávanie údajov kandidáta pre ďalšie pracovné alebo projektové príležitosti,
newsletter alebo marketingovú komunikáciu, ak je súhlas potrebný,
používanie niektorých cookies a analytických alebo marketingových technológií.
Súhlas je dobrovoľný a možno ho kedykoľvek odvolať.
Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
Zmluvné a predzmluvné opatrenia – čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR
Údaje môžu byť spracúvané, ak je to potrebné:
na uzatvorenie alebo plnenie zmluvy,
na vykonanie opatrení na žiadosť dotknutej osoby pred uzatvorením zmluvy,
na vybavenie konkrétnej požiadavky týkajúcej sa spolupráce alebo služby.
Zákonná povinnosť – čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR
Osobné údaje spracúvame, ak nám ich spracúvanie ukladajú právne predpisy, najmä v oblasti:
Oprávnený záujem – čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR
Oprávneným záujmom TECHFRENS môže byť najmä:
poskytovanie a rozvoj recruitment a IT sourcing služieb,
vyhľadávanie vhodných IT špecialistov a profesijných kontaktov,
primerané oslovovanie osôb na základe ich profesijných skúseností,
komunikácia so zákazníkmi a obchodnými kontaktmi,
správa obchodných vzťahov,
evidencia recruitment a obchodných procesov,
ochrana práv, právnych nárokov a ekonomických záujmov TECHFRENS,
ochrana IT systémov a bezpečnosť spoločnosti.
Pri spracúvaní založenom na oprávnenom záujme má dotknutá osoba právo namietať proti takémuto spracúvaniu.
6. Spracúvanie údajov kandidátov
TECHFRENS pôsobí v oblasti recruitmentu, IT sourcingu a sprostredkovania pracovných a projektových príležitostí.
Osobné údaje kandidáta môžeme spracúvať na účely:
konkrétnej pracovnej pozície,
konkrétneho kontraktu alebo projektu,
posúdenia vhodnosti kandidáta,
komunikácie počas výberového procesu,
predstavenia kandidáta potenciálnemu zamestnávateľovi alebo zákazníkovi.
Ak je kandidát posudzovaný na konkrétnu pracovnú pozíciu alebo projekt, jeho údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytnuté príslušnému potenciálnemu zamestnávateľovi, zákazníkovi alebo obchodnému partnerovi.
TECHFRENS môže kandidáta pred takýmto poskytnutím primerane informovať a v prípadoch, keď to vyžaduje príslušný právny základ alebo konkrétny recruitment proces, vyžiadať jeho potvrdenie alebo súhlas.
7. Databáza kandidátov a budúce príležitosti
Ak kandidát udelí TECHFRENS súhlas so spracúvaním osobných údajov pre ďalšie pracovné alebo projektové príležitosti, TECHFRENS môže jeho údaje uchovávať vo svojej databáze kandidátov.
Takýto súhlas sa štandardne udeľuje na dobu 24 mesiacov.
Počas tejto doby môže TECHFRENS kandidáta kontaktovať v súvislosti s pracovnými pozíciami, kontraktmi alebo projektmi, ktoré zodpovedajú jeho profesijnému profilu.
Kandidát môže súhlas kedykoľvek odvolať zaslaním požiadavky na:
info@techfrens.eu
Odvolaním súhlasu nie je dotknuté spracúvanie údajov založené na inom právnom základe.
8. LinkedIn, pracovné portály a priame oslovovanie
TECHFRENS môže v rámci svojej recruitment a obchodnej činnosti pracovať aj s verejne dostupnými profesijnými údajmi.
Môže ísť najmä o údaje dostupné:
na LinkedIn,
na pracovných portáloch,
na profesijných platformách,
na webových stránkach spoločností,
v iných verejne dostupných profesijných zdrojoch.
Spracúvané môžu byť najmä:
TECHFRENS používa tieto údaje iba v rozsahu primeranom svojim recruitment alebo obchodným aktivitám.
Ak sa osobné údaje získajú z iného zdroja ako priamo od dotknutej osoby, TECHFRENS poskytne dotknutej osobe príslušné informácie o spracúvaní údajov v súlade s GDPR.
9. Príjemcovia osobných údajov
Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené alebo poskytnuté príjemcom, najmä:
Pri recruitment procesoch
potenciálnym zamestnávateľom,
zákazníkom TECHFRENS,
koncovým zákazníkom,
obchodným a recruitment partnerom,
spoločnostiam, pre ktoré je kandidát posudzovaný,
recruitment a HR platformám alebo systémom používaným v danom výberovom procese.
Po poskytnutí údajov kandidáta môže príslušný zákazník alebo potenciálny zamestnávateľ spracúvať osobné údaje ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných pravidiel ochrany osobných údajov.
Poskytovatelia služieb
Osobné údaje môžu byť sprístupnené poskytovateľom zabezpečujúcim najmä:
webhosting,
IT infraštruktúru,
cloudové služby,
e-mailové a komunikačné služby,
recruitment a HR platformy,
CRM systémy,
systémy na správu kandidátov,
dátové úložiská,
marketingové a analytické nástroje,
účtovníctvo,
právne služby,
IT podporu a bezpečnosť.
Ak poskytovateľ spracúva údaje v mene TECHFRENS, vystupuje ako sprostredkovateľ podľa príslušných ustanovení GDPR.
Osobné údaje môžu byť poskytnuté aj orgánom verejnej moci alebo iným oprávneným subjektom, ak to vyžaduje právny predpis alebo záväzné rozhodnutie oprávneného orgánu.
10. Recruitment a HR platformy
TECHFRENS môže pri spracúvaní kandidátov používať externé recruitment, applicant tracking alebo HR systémy.
Prostredníctvom týchto systémov môžu byť spracúvané najmä:
meno a kontaktné údaje,
životopis,
pracovné skúsenosti,
odborné znalosti,
dostupnosť,
požadovaná odmena alebo sadzba,
komunikácia týkajúca sa výberového procesu,
informácie o priebehu a výsledku výberového procesu.
V závislosti od konkrétneho systému a zmluvného vzťahu môže jeho poskytovateľ vystupovať ako sprostredkovateľ alebo samostatný prevádzkovateľ.
11. Doba uchovávania osobných údajov
TECHFRENS uchováva osobné údaje iba po dobu potrebnú na príslušný účel alebo po dobu vyžadovanú právnymi predpismi.
Kandidáti – konkrétna pozícia alebo projekt
Osobné údaje spracúvame počas trvania príslušného recruitment procesu a následne po primeranú dobu potrebnú na:
uzatvorenie procesu,
evidenciu sprostredkovania,
riešenie prípadných nárokov,
ochranu oprávnených záujmov TECHFRENS.
Databáza kandidátov pre budúce príležitosti
Ak je spracúvanie založené na súhlase, údaje uchovávame spravidla najdlhšie:
24 mesiacov od udelenia súhlasu alebo jeho posledného obnovenia, ak kandidát súhlas neodvolá skôr.
Dopyty a obchodná komunikácia
Spravidla najdlhšie 2 roky od poslednej relevantnej komunikácie, ak neexistuje dôvod na dlhšie uchovávanie.
Zmluvné vzťahy
Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas doby potrebnej na ochranu právnych nárokov alebo stanovenej právnymi predpismi.
Účtovné a daňové údaje
Po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi.
Marketing
Do odvolania súhlasu alebo do zániku iného príslušného právneho základu.
Po uplynutí doby uchovávania osobné údaje vymažeme, anonymizujeme alebo obmedzíme ich ďalšie spracúvanie, pokiaľ neexistuje iný zákonný dôvod na ich uchovávanie.
12. Prenos osobných údajov do tretích krajín
TECHFRENS uprednostňuje spracúvanie osobných údajov v rámci Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru.
Pri používaní niektorých globálnych cloudových, komunikačných, IT, analytických, sociálnych alebo recruitment služieb však môže dôjsť k spracúvaniu alebo prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
V takom prípade sa prenos uskutočňuje iba v súlade s GDPR, najmä na základe:
rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti,
štandardných zmluvných doložiek,
alebo iného mechanizmu povoleného GDPR.
13. Povinnosť poskytnutia osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov je vo všeobecnosti dobrovoľné.
Neposkytnutie niektorých údajov však môže znemožniť:
odpovedanie na dopyt,
účasť vo výberovom procese,
sprostredkovanie pracovnej alebo projektovej príležitosti,
predstavenie kandidáta zákazníkovi,
uzatvorenie alebo plnenie zmluvy,
poskytnutie požadovanej služby.
Ak je poskytnutie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, dotknutá osoba bude o tejto skutočnosti primerane informovaná.
14. Práva dotknutých osôb
Dotknutá osoba má za podmienok stanovených GDPR najmä právo:
získať potvrdenie, či TECHFRENS spracúva jej osobné údaje,
na prístup k svojim osobným údajom,
na opravu nepresných alebo neaktuálnych údajov,
na vymazanie osobných údajov,
na obmedzenie spracúvania,
na prenositeľnosť údajov, ak sú splnené podmienky GDPR,
namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
kedykoľvek odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
podať sťažnosť dozornému orgánu.
Dozorným orgánom je:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov možno zaslať na:
info@techfrens.eu
15. Odvolanie súhlasu
Ak je spracúvanie založené na súhlase, dotknutá osoba môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať.
Odvolanie je možné zaslaním požiadavky na:
info@techfrens.eu
Odvolanie súhlasu:
nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním,
nemá automaticky vplyv na spracúvanie založené na inom právnom základe.
16. Právo namietať
Ak TECHFRENS spracúva osobné údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR, dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie.
TECHFRENS v takom prípade posúdi, či existujú závažné oprávnené dôvody na pokračovanie spracúvania alebo či je spracúvanie potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
17. Automatizované rozhodovanie
TECHFRENS štandardne nevykonáva rozhodovanie založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne účinky alebo ju podobne významne ovplyvňovalo.
TECHFRENS môže využívať technické nástroje na podporu:
vyhľadávania kandidátov,
triedenia profesijných profilov,
párovania kandidátov s pracovnými pozíciami,
administrácie recruitment procesov.
Takéto nástroje slúžia ako podpora recruitment procesu a konečné rozhodnutia nie sú štandardne založené výlučne na automatizovanom spracúvaní.
18. Osobitné kategórie osobných údajov
TECHFRENS pri štandardnom recruitment alebo obchodnom procese nevyžaduje spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov, ako sú najmä údaje o:
zdravotnom stave,
rasovom alebo etnickom pôvode,
politických názoroch,
náboženskom alebo filozofickom presvedčení,
členstve v odborových organizáciách,
genetických alebo biometrických údajoch,
sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii.
Dotknuté osoby by takéto údaje nemali poskytovať, pokiaľ to nie je nevyhnutné a neexistuje príslušný právny základ na ich spracúvanie.
19. Bezpečnosť osobných údajov
TECHFRENS prijíma primerané technické a organizačné opatrenia s cieľom chrániť osobné údaje pred:
Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie pracovných, obchodných alebo zmluvných povinností.
20. Používanie cookies
Webová stránka TECHFRENS môže používať cookies a podobné technológie najmä na:
zabezpečenie základnej funkčnosti webu,
zapamätanie používateľských nastavení,
analytiku a meranie návštevnosti,
marketingové účely.
Nevyhnutné cookies môžu byť používané bez súhlasu v rozsahu povolenom právnymi predpismi.
Analytické a marketingové cookies, pri ktorých je súhlas potrebný, sa používajú až po udelení príslušného súhlasu používateľa.
Používateľ môže svoje nastavenia spravovať prostredníctvom cookie lišty alebo dostupných nastavení webovej stránky.
21. Zodpovedná osoba
TECHFRENS nemá v súčasnosti určenú zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov.
Otázky alebo požiadavky týkajúce sa ochrany osobných údajov možno zasielať na:
info@techfrens.eu
22. Zmeny Pravidiel
TECHFRENS môže tieto Pravidlá priebežne meniť alebo aktualizovať, najmä v prípade:
zmeny právnych predpisov,
zmeny spôsobu spracúvania osobných údajov,
zavedenia nových služieb,
používania nových IT alebo recruitment systémov,
zmeny obchodných alebo technologických procesov.
Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na webovej stránke TECHFRENS.
23. Záverečné ustanovenia
Tieto Pravidlá ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňom 25. 2. 2025.
TECHFRENS s.r.o.
Tomášikova 12753/50E
831 04 Bratislava
IČO: 56809638
E-mail: info@techfrens.eu